Semesterkostnader i bokföring och bokslut

Löpande uppbokning under året

För att resultat- och balansräkningen ska ge en rättvisande bild även under året bör du boka upp semesterlöneskulden löpande. Det gör du enklast genom en automatkontering i samband med löneutbetalningen. Detta är speciellt viktigt i företag med många anställda eftersom det i dessa fall rör sig om stora belopp.

Uppbokning av semesterlöneskuld

Huvudregeln är att semesterlöneskulden ska beräknas individuellt för varje anställd. För varje anställd består semesterlöneskulden på balansdagen av semesterlönen för

• kvarvarande semesterdagar innevarande semesterår
• intjänade semesterdagar under intjänandeåret (för den del av intjänandeåret som infaller under räkenskapsåret), och
• sparade semesterdagar.

Du ska dessutom ta hänsyn till eventuell förskottssemester.

Semesterlön

När du beräknar skulden för semesterlön eller semesterersättning som tjänats in under året ska du använda det beräkningssätt som du normalt använder för att få beräkna semesterlönen för varje anställd. Glöm inte att ta hänsyn till semesterlönegrundande frånvaro.

Sparad semester

De anställdas rätt att spara semester kan medföra att semesterlöneskulden blir en stor skuldpost. Dessutom ska du i bokslutet även skuldföra socialavgifter som hör till denna post. Därför ska du för varje enskild anställd specificera hans upplupna semesterlön per bokslutsdagen och räkna ut den totala kostnaden för denna.

Skulden för de sparade dagarna bokar du upp på samma sätt som för vanlig semesterlön. Bokar du upp skulden löpande under året i samband med löneutbetalningarna finns beloppet för de sparade dagarna redan uppbokat i redovisningen, eftersom dagarna aldrig har tagits ut och därmed inte bokats bort från skuldkontot.

Socialavgifter

När du bokar upp skulden för socialavgifterna på semesterlöneskulden ska du använda den procentsats som kommer att gälla vid utbetalningen. Känner du inte till procentsatsen för det kommande året kan du använda den procentsats som gäller på balansdagen.

Avgifterna till Alecta och AFA grundar sig på lönen inklusive semesterlön. Du ska därför boka upp upplupna Alecta- och AFA-avgifter på semesterlöneskulden. Upplupen Alecta- och AFA-avgift ska redovisas på separata konton och inte slås ihop med semesterlöneskulden.

Varje anställd för sig

På det sätt som semesterlagen är utformad krävs det att du gör en beräkning för varje anställd. Du kan normalt inte använda en schablon för att beräkna aktuell semesterlöneskuld.

Genom att använda ett löneprogram kan du på ett enkelt sätt hålla kontrollen på varje anställds semesterlön och på så vis enkelt beräkna den aktuella semesterlöneskulden.

Schablon i vissa fall

Gör man den bedömningen att korrigeringar för semesterlönegrundande frånvaro, sysselsättningsgrad osv har liten påverkan på skuldberäkningen kan företag som har kalenderår som räkenskapsår beräkna semesterlöneskulden enligt den här formeln:

Den del som avser sparade dagar ska i dessa fall kunna beräknas enligt den här formeln:

I företag med brutet räkenskapsår måste beräkningsunderlaget korrigeras. Som lönesumma för intjänandeåret används då räkenskapsårets lönesumma.