Representation – hur bokför jag?
Jag behöver hjälp med att bokföra representationskostnader – måltidsrepresentation. Ge mig gärna exempel på hur det ska bokföras både med och utan alkohol.
Svar:
Representationsmåltider är inte avdragsgilla. Moms får däremot lyftas på utgifter upp till 300 kr (exklusive moms) per person för måltider eller liknande förtäring i samband med representation eller liknande ändamål. Förutsättningen är dock att utgiften inte överstiger vad som kan anses skäligt. Reglerna gäller oavsett om det är fråga om intern eller extern representation. Om utgiften överstiger 300 kr/person och innehåller både mat och alkoholhaltiga drycker måste momsen proportioneras. Enligt Skatteverket kan man välja om man i detta fall vill använda en schablonmoms eller om man vill proportionera momsen utifrån faktiska kostnader. Schablonmomsen för måltider eller liknande förtäring är 46 kr/person och representationstillfälle, dock max den debiterade momsen. Läs mer om Representation i Faktabanken.
Här följer exempel på hur detta kan bokföras:
Middag utan alkoholhaltig dryck
| DEBET | KREDIT | ||
|---|---|---|---|
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
| [6072] | 1 012 | [1930] | 1 120 |
| [2640] | 108 | ||
Quality AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1 120 kr (1 000 kr + 120 kr moms) för tre personer. Quality AB har momspliktig verksamhet och notan betalas med företagets kontokort [1930]. Kostnaden för måltiden är inte avdragsgill men Quality AB få lyfta moms på ett belopp som uppgår till högst 300 kr/person. Bolaget lyfter moms [2640] med 108 kr (0,12 x 900). Återstående del av måltidsutgiften, 1 012 kr (1 120 – 108), blir en ej avdragsgill kostnad för representation [6072].
Personalfest
| DEBET | KREDIT | ||
|---|---|---|---|
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
| [7632] | 4 580 | [2440] | 5 040 |
| [2640] | 460 | ||
Företaget har fått en faktura som avser kostnader för en personalfest (middag på restaurang), så kallad intern representation, för 10 personer. Den totala kostnaden för personalfesten var 5 040 kr (4 350 kr + moms 690 kr) vilket bokförs som en leverantörsskuld [2440]. Kostnaden för måltiderna (inklusive vin till måltiden) uppgick till 435 kr plus moms per person. Företaget väljer att beräkna den avdragsgilla momsen enligt schablon (46 kr/person). Den avdragsgilla momsen, 460 kr (10 x 46) bokförs på konto [2640]. Kostnaden för måltiden samt den del av momsen som inte får lyftas, 4 580 kr [5 040 – 460), bokförs på konto [7632].