Har du koll på semesterreglerna?

Semesterlagen – social skyddslag

Semesterlagen är en social skyddslag som innehåller minimibestämmelser för att ge alla anställda rimliga semesterförmåner. Det finns normalt inget som hindrar dig som arbetsgivare att ge dina anställda bättre förmåner än vad lagen kräver, t ex fler betalda semesterdagar, högre semesterlön eller möjlighet att förlägga semestern när under året de själva vill.

Många företag, särskilt de större företagen, har kollektivavtal där semesterreglerna för de anställda regleras. Kollektivavtalet tar då över vissa av semesterlagens bestämmelser. Har företaget tecknat ett kollektivavtal eller hängavtal måste man följa bestämmelserna i avtalet.

Vilka semesterförmåner reglerar semesterlagen?

Semesterlagen är framför allt till för att ge en lagstadgad rätt till vila och rekreation. Med rätt till semester menas alltså en rätt att vara ledig för rekreation på arbetsgivarens bekostnad.

De semesterförmåner som lagen reglerar är:

• semesterledighet
• semesterlön
• semesterersättning

Rätten till ledighet går inte hand i hand med rätten till semesterlön. Har arbetstagaren inte tjänat in någon semesterlön har personen normalt ändå rätt att vara ledig.

Semesterledighet

Enligt semesterlagen har i princip alla anställda rätt till 25 dagars semesterledighet per semesterår. Det är dock bara semester som är intjänad som ger rätt till semesterlön. Övrig semester är obetald. Enligt avtal kan en anställd ha rätt till längre semesterledighet och förskottssemester. Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att de anställda är lediga minst 20 dagar per år med semesterlön.

Anställd efter den 31 augusti

Den anställde har rätt till semesterledighet redan det första anställningsåret. Normalt har han eller hon rätt till 25 dagars ledighet. Har anställningen påbörjats efter 31 augusti har den anställde dock bara rätt till maximalt 5 dagars obetald semester under det innevarande semesteråret.

Intjänandeår och semesterår

För att en anställd ska ha rätt till betald semester enligt semesterlagen måste semestern alltså ha tjänats in. Det år då semestern tjänas in kallas intjänandeår. Efter intjänandeåret följer semesteråret vilket är det år då den anställde har rätt att ta ut den intjänade semestern. Enligt semesterlagen börjar intjänandeåret 1 april och löper till 31 mars året därpå. Semestern får sedan tas ut under perioden 1 april till 31 mars året efter intjänandeåret, dvs under semesteråret. Kollektivavtal kan dock innehålla andra bestämmelser om intjänande- och semesterår.

Betald och obetald semester

Enligt lag räknas all semesterledighet i hela dagar. Det går alltså inte att ha semester en halv dag. Kollektivavtal (som slutits på central nivå) kan innehålla andra regler för hur semesterledigheten ska beräknas. Antalet anställningsdagar (kalenderdagar, dvs även lördag, söndag och helgdag) under intjänandeåret dividerat med 365 (366 vid skottår) är den andel av det totala antalet semesterdagar som är betalda semesterdagar. Antalet dagar avrundas alltid uppåt.

Anställningsdagarna ska minskas med frånvarodagar, såvida det inte är fråga om semester, permittering eller semesterlönegrundande frånvaro. Som frånvarodag räknas inte dagar då den anställde har varit borta bara en del av dagen.

Sparad semester

Av de 25 semesterdagar som den anställde har rätt till enligt semesterlagen, får högst 5 betalda semesterdagar sparas till ett kommande semesterår. Det är fullt möjligt att ge den anställde bättre villkor, t ex 30 dagars semester. I sådana fall får högst 10 dagar sparas.

Beräkning av semesterlön och semestertillägg

Det finns två regler för att beräkna semesterlön, sammalöneregeln och procentregeln. När en anställd tar ut betalda semesterdagar tillkommer även ett semestertillägg. Tanken är att den anställde ska få samma semesterlön enligt sammalöneregeln som enligt procentregeln.

Sammalöneregeln

För anställda som har en fast vecko- eller månadslön och inte har komplicerade frånvaromönster används normalt sammalöneregeln. Sammalöneregeln bygger på att en anställd under semestern ska ha sin vanliga lön (även fasta lönetillägg) + ett semestertillägg med 0,43% av månadslönen (eller 1,82% av veckolönen) inklusive fasta lönetillägg per semesterdag.

Har de anställda rörliga lönedelar, t ex övertidsersättning, ska semesterlönen för dessa delar beräknas med 12%. Beräkningen görs på de sammanlagda rörliga lönedelarna som utbetalats under semesteråret.

Procentregeln

Procentregeln ska alltid användas när en anställd har mer komplicerade frånvaromönster, ändrad sysselsättningsgrad och ej semesterlönegrundande frånvaro. Den ska också användas när en anställd har timlön eller rörlig lön (t ex provisionslön) och den rörliga lönen kan uppskattas till minst 10% av den sammanlagda lönen under hela semesteråret. Enligt procentregeln är semesterlönen 12% av löneunderlaget som består av:

• intjänandeårets utbetalda lön för arbetade dagar (bortsett från dagar med någon semesterlönegrundande frånvaro)
• de normala dagsinkomsterna för dagar med semesterlönegrundande frånvaro (t ex sjukfrånvaro och föräldraledighet i viss omfattning).

När en anställning avslutas har den anställde rätt att få semesterersättning (istället för semesterlön) för semester som tjänats in men inte tagits ut. Den anställde har alltså rätt till:

• sparad semester från tidigare år
• återstående semester för innevarande år
• intjänad semester under innevarande år

Semesterersättningen för dessa dagar beräknas enligt samma regler som gäller för semesterlönen under anställningen. Har den anställde fått förskottsemester kan den under vissa förutsättningar avräknas mot den semesterersättning som den anställde har rätt till när han eller hon slutar.

Korta anställningar

Om en anställning varar högst tre månader kan rätten till ledighet avtalas bort. De går dock inte att avtala bort rätten till semesterersättning. Denna får inte bakas in i lönen, utan ska beräknas och redovisas på ett tydligt sätt.