Utlägg eller vidarefakturering?

Vi gör utlägg för kunders räkning. Hur ska jag hantera dessa i vår bokföring?

Svar:

Det beror på om det är:

• 1. ett utlägg (kundens egen utgift) eller
• 2. en vidarefakturerad kostnad (en utgift jag har för kundens räkning, dvs som kunden efterfrågat) eller
• 3. en kostnadskomponent i den egna verksamheten (en kostnad som ingår i min utförda tjänst och som alltså är en del av mitt arvode).

1. Utlägg ur momssynpunkt är utgifter som man har för någon annan, alltså att man gör en betalning för någon annans räkning. Om t ex din kund är betalningsskyldig gentemot den ursprunglige säljaren vid kreditaffärer bör det vara fråga om utläggshantering.

Dessutom krävs att det belopp som du fakturerar vidare motsvarar självkostnad utan vinstpåslag och att du inte lyfter momsen eller redovisar någon kostnad, utan verkligen hanterar utlägget som ett utlägg (fordran) i redovisningen, inklusive moms.

Vid ett ”rent” utlägg är affären uppgjord mellan din kund och leverantören, och betalningsansvaret ligger på din kund. Exempelvis kan nämnas när en redovisningsbyrå betalar registreringsavgifter till Bolagsverket för kunders räkning. Vid denna typ av utlägg bokför ni utgiften på ett fordringskonto, och eventuell moms lyfts inte av er. När ni vidarefakturerar utgiften till er kund så krediteras fordringskontot och ingen moms läggs på er faktura. Ni bifogar en kopia av ursprungsfakturan med er faktura till kunden, som underlag för kundens momslyft.

2. Har du haft kostnader som någon annan egentligen ska betala så handlar det om en vidarefakturering. Vid vidarefakturering är du som säljare betalningsskyldig gentemot den ursprunglige säljaren.

Om kunden t ex bett dig t ex köpa en tågbiljett eller en hotellövernattning för kunden själv eller dennes personal, ja då är det en vidarefakturering som du debiterar med samma momssats som du själv hade vid inköpet. Gäller det vidarefakturering av resor eller logi i utlandet beror momshanteringen på vilken typ av tjänst det är som vidarefaktureras.

3. Andra utlägg som egentligen är en vanlig kostnad för intäkternas förvärvande bokförs som vanligt i er verksamhet, dvs ni lyfter eventuell moms och utgiften bokförs som kostnad. När ni fakturerar inköpet till kunden räknas det som en försäljning (intäkt). Utgående moms beräknas på inköpsbeloppet exklusive moms. Detta förfarande kan du exempelvis använda vid rese- och logikostnader som du har för en kunds räkning och som är en del av din normala verksamhet. Om du är t ex redovisningskonsult, ska du lägga 25% moms på utlägg för exempelvis egna tågresor även om du själv erlagt 6% på dessa vid inköpet.