Ansvar för elektronisk personalliggare

Utrustning

Byggherren ska tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen. Utrustningen ska vara lämplig med hänsyn till förhållandena där.

Det finns flera olika tekniska lösningar för att föra elektroniska personalliggare. Skyldigheten kan uppfyllas genom t ex elektroniska läsare för registrering av närvaro på byggarbetsplatsen, eller mobiltelefoner med en app som stödjer dokumentation av de uppgifter som personalliggaren på en byggarbetsplats ska innehålla.

I de fall där bara entreprenören kan förse de personer som är verksamma med de elektroniska korten så anser Skatteverket att dessa kort inte omfattas av byggherrens ansvar.

Frågeställningar

Skatteverket har fått frågor som rör byggherrens respektive entreprenörens ansvar för personalliggare i byggbranschen. Skatteverket har därför i ett ställningstagande tagit upp frågorna vi redogör för nedan.

När är utrustningen tillhandahållen?

Byggherren anses tillhandahålla den nödvändiga utrustningen först när den tekniska utrustningen (hårdvaran) inklusive programvara (mjukvaran) finns tillgänglig för entreprenören.

Måste byggherren äga utrustningen?

Enligt Skatteverket behöver byggherren inte äga utrustningen. Huvudsaken är att byggherren tillhandahåller utrustningen. Byggherren kan t ex leasa utrustningen och på så vis uppfylla sin skyldighet.

Byggherren kan också avtala med entreprenörerna som ska utföra byggverksamheten om att entreprenören själv ska stå för viss utrustning. Utrustningen anses i dessa fall tillhandahållen först när utrustningen finns tillgänglig för entreprenören.

Har byggherren ansvar att fortlöpande tillhandahålla utrustning?

Det finns en stor risk för att det uppstår elektriska problem med elektronisk utrustning. Det kan t ex bero på väder och vind eller oöm behandling. Byggherren har enligt Skatteverket ett ansvar för att fortlöpande se till att tillhandahållen utrustning fungerar på byggarbetsplatsen så länge byggverksamhet pågår där. Försvunnen utrustning ska ersättas och utrustning som inte fungerar ska åtgärdas. Byggherren uppfyller annars inte sin skyldighet att tillhandahålla utrustning om det inte går att föra en personalliggare på grund av detta. En byggherre som inte överlåtit ansvaret för personalliggare måste därför löpande kontrollera att fungerande utrustning finns.

Entreprenörens skyldighet att föra personalliggare?

När byggherren väl har tillhandahållit utrustning så är entreprenören skyldig att föra personalliggare. Om entreprenören inte kan registrera uppgifter på grund av att utrustningen slutat fungera eller inte finns tillgänglig förändrar enligt Skatteverket inte denna skyldighet. Däremot så kan det finnas grund för befrielse av kontrollavgift i dessa fall om den ansvarige inte kunnat råda över tekniska problem.

Det är bara de entreprenörer som fått utrustningen som är skyldiga att föra personalliggare.

När en entreprenör är ny på en arbetsplats har denne skyldighet att ta reda på var utrustning för personalliggare finns.

Ansvar när fungerande utrustning saknas

En entreprenör som har tagit emot utrustning ska aktivt se till att verksamma personer på arbetsplatsen ska kunna registrera – och faktiskt registrerar sin närvaro i personalliggaren. Entreprenören ansvarar för att företaget, dess struktur och organisation fungerar så att registreringskravet kan uppfyllas.

En entreprenör ska uppmärksamma byggherren om utrustning saknas eller är trasig.

Befrielse från kontrollavgift

Detta ställningstagande innebär att en byggherre eller en entreprenör kan hamna i en situation där man inte anses ha fullgjort en skyldighet på grund av förhållanden som man inte kunnat råda över. Skatteverket kan då ta ut kontrollavgifter om det inte finns skäl till befrielse. Kontrollavgiften är 12 500 kr om man inte för personalliggare och 2 500 kr för varje person som inte är dokumenterad.

Hel eller delvis befrielse ska medges om det är oskäligt att ta ut en kontrollavgift med fullt belopp.

Skatteverket konstaterar att bedömningen av om skäl för befrielse föreligger ska vara nyanserad och inte alltför restriktiv. Det kan t ex finnas grund för befrielse av kontrollavgift om den ansvarige inte kunnat råda över tekniska problem.

Skatteverkets ställningstagande 131 425367-16/111