Krav på underlag för momslyft

Ökad digitalisering

I takt med utvecklingen av skanning, mobila appar och andra digitala funktioner har vi fått många frågor om företaget är skyldigt att arkivera det originalkvitto en anställd får i samband med utlägg för företagets räkning.

Nu har Skatteverket tagit ställning i frågan och uttalat sig om i vilken form underlag för moms som ska bevaras.

Bestämmelser i momslagen

För att ha rätt att lyfta moms i en momspliktig verksamhet krävs att förvärvet gjorts från en beskattningsbar person och att rätten kan styrkas genom en faktura. Med faktura menas ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form (t ex ett kvitto) som uppfyller momslagens krav för fakturor.

För att företaget ska ha rätt att lyfta moms på ett förvärv krävs också att det är företagets eget förvärv. Enligt praxis får moms inte lyftas på kostnadsersättning för inköp som anställda har gjort.

När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen, vilket innebär att de ska bevaras i den form de hade när de mottogs.

Anställdas inköp med arbetsgivarens medel

Om en anställd gör ett inköp med arbetsgivarens medel (t ex kontanter, företagskort eller på kredit) och tar emot en faktura (t ex ett kvirro), anses transaktionen ha gjorts direkt av företaget. Fakturan (kvittot) ska då bevaras i den form den hade när den anställde tog emot den.

Anställdas utlägg

I situationer då anställda gör inköp med egna pengar och sedan får ersättning från arbetsgivaren kan arbetsgivaren ha rätt att lyfta moms på inköpet. Förutsättningen är då att det är fråga om ett utlägg för företagets räkning, dvs att företaget anses ha förvärvat varan eller tjänsten.

För att det ska räknas som ett utlägg ska normalt någon annan än den som betalar vara betalningsskyldig gentemot säljaren. Enligt Skatteverket kan det dock i vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för företagets räkning, även om den anställde har betalningsansvaret. Det gäller:

• om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet, t ex facklitteratur, kost, logi och representation, eller
• egenanställdas inköp av varor och tjänster som i sin helhet ska förbrukas vid ett enskilt uppdrag.

Krav på underlag vid utlägg

Om ett inköp räknas som ett utlägg för företagets räkning anses företaget ha köpt varan eller tjänsten på samma sätt som om företaget hade gjort köpet med egna medel. Företaget ska därför bevara fakturan (kvittot) i den form den hade när den anställde tog emot den. Det är alltså inte tillräckligt att bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet.

Kostnadsersättning

Om den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Momsen får då inte lyftas och enligt Skatteverket ska företaget bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde skickar underlaget elektroniskt är det alltså det elektroniska underlaget som ska bevaras.

Kassaregister

Om ett företag som omfattas av kassaregisterlagen tar fram en kopia av ett kassakvitto ska kopian vara märkt med ordet kopia. Detta gäller oavsett om kopian är ett papperskvitto eller ett elektroniskt kvitto.

Enligt Bokföringsnämnden kan ett företag som tar emot både ett papperskvitto och ett elektroniskt kvitto i nära anslutning till varandra, välja att spara kvittot i den form det är avsett att presenteras.

Som underlaget för momslyft anser Skatteverket att företaget kan välja att bevara antingen papperskvittot eller en elektronisk kopia som säljaren utfärdat. Detta gäller även om kvittot är märkt med ordet kopia.

Skatteverkets ställningstagande 202 279841-17/111