Kvitton och utlägg
– krav på verifikation

Ökad digitalisering

I takt med utvecklingen av skanning, mobila appar och andra digitala funktioner har vi fått många frågor om företaget är skyldigt att arkivera det originalkvitto en anställd får i samband med utlägg för företagets räkning. Bokföringsnämnden har nu lämnat ett brevsvar i frågan.

Arkiveringsregler

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation arkiveras i sju år. Räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan ska enligt bokföringslagen sparas i den form den hade när den kom till företaget. Om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till något annat material (t ex skannade pdf-dokument) får originalet dock förstöras efter tre år om det andra materialet sparas under den återstående tiden.

Verifikationer

Verifikationer är räkenskapsinformation. Om företaget t ex har tagit emot ett papperskvitto är detta papper en del av verifikationen. Har ett kvitto mottagits i elektronisk form, t ex en pdf-fil via mejl, är det pdf-filen som lagras.

Anställdas utlägg

Frågan är vad som utgör en verifikation när en anställd gör ett utlägg för företagets räkning och skickar ett fotograferat eller inskannat kvitto till arbetsgivaren. Anses företaget ha mottagit uppgifterna i elektronisk form, dvs det elektroniska dokument som den anställde skickat till arbetsgivaren? Eller anses företaget ha mottagit kvittot redan när den anställde gör utlägget?

Agerat för företagets räkning

Enligt BFN är det avgörande i frågan när en affärshändelse anses ha inträffat i företaget. Detta ska bedömas utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot. Avgörande är då om den anställde agerat för egen räkning eller för företagets räkning. Om den anställde har agerat för företagets räkning anser BFN att affärshändelsen har inträffat redan vid affärstransaktionen (dvs då den anställde får originalkvittot).

Följande omständigheter kan tala för att den anställde agerat för företagets räkning:

• att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen
• att arbetsgivaren och den anställde har kommit överens om att den anställde ska ingå affärstransaktionen
• att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Om den anställde anses ha agerat för företagets räkning är det alltså originalkvittot som ska användas som verifikation. Tog den anställde emot kvittot i pappersform är det detta papper som ska bevaras under arkiveringstiden.

Bokföringsnämndens brevsvar 2017-03-20